Auditoria Condominial Preventiva

Auditoria Condominial Preventiva

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A seguir, trazemos para você algumas questões importantes e que normalmente suscitam dúvidas em relação à auditoria condominial.

1 – Qual a importância da realização de auditoria condominial preventiva?

Entre os objetivos da iniciativa estão:

  • Ser um termômetro comprovando ou não se a gestão do condomínio está no caminho certo;
  • Corrigir eventuais erros;
  • Aperfeiçoar controles;
  • Evitar possíveis passivos trabalhistas;
  • Conferir transparência à gestão, divulgando regularmente o relatório de auditoria;
  • Tornar a gestão mais profissional e consequentemente dar segurança aos condôminos;
  • Fazer um check-up mensal nas contas do condomínio;
  •  Na prestação de contas, facilita a aprovação.

2 – O que uma auditoria condominial analisa?

  •  O orçamento aprovado e se as decisões com impacto financeiro estabelecidas em Assembleia estão sendo obedecidas;
  • As certidões negativas;
  • Verifica se todas as saídas têm documentos que comprovem;
  • Os contratos com terceiros e o cumprimento da legislação trabalhista.

3 – Quais os pré-requisitos devem ser levados em consideração na contratação de uma empresa de auditoria?

  • Verificar a experiência no atendimento a condomínios;
  • Um profissional contador com registro no Conselho Regional de Contabilidade e com número no Cadastro Nacional dos Auditores;
  • Visitar o escritório da empresa de auditoria para avaliar a estrutura de atendimento;
  • Ser um profissional totalmente independente, ou seja, não ser algum morador, por exemplo.

4 – Qual tipo de documento não pode ser aceito na prestação de contas do condomínio?

  • Recibo de pagamento de prestador de serviço, que por motivos de legislação deveria emitir nota fiscal;
  • Nota fiscal com discriminação de serviços genéricos, como manutenção geral ou serviços prestados;
  • Documento fiscal, recibo, cupom ou nota que não tenha como destinatário o condomínio.

5 – Há fortes indícios de fraudes ou de má gestão em meu condomínio. Qual o procedimento para solicitar uma auditoria externa?

Primeiramente, deve ser buscado o diálogo, solicitando esclarecimentos com síndico, conselho fiscal e administradora. Caso os esclarecimentos solicitados não sejam prestados, bem como apoio do síndico e ou do conselho fiscal, pode ser convocada uma Assembleia geral, através de um abaixo assinado. 

6 – O síndico, conselhos e administradora terceirizada podem ser responsabilizados por danos comprovados por fraudes ou má gestão? 

Sim. Por isso, recomendamos que após receber o relatório da auditoria em mãos com os apontamentos das possíveis inconsistências, como por exemplo ausência de documentos formais e explicativos que confirmem despesas, saques sem comprovação de destino ou ainda contratação de serviços de valor elevado sem contrato, deve-se designar um advogado para formular uma ação de reparação dos danos, caso seja a vontade dos condôminos.

7 – Sou síndico e minha gestão está terminando. Quais os principais legados que posso deixar para a próxima gestão?

  • Deixar regras de boas práticas de gestão descritas na convenção do condomínio, ou aprovadas em Assembleia, para fim de manual de controles e procedimentos, nos quais destacam-se:
  • Limites e alçadas para o síndico, Conselho Fiscal e Assembleia;
  • Número de orçamentos para compras superiores a determinado valor;
  • Efetivação de contratos de prestação de serviços ou compras com cláusulas específicas de como, onde, porque e data limite para a execução ou envio de material;
  • Modelo de orçamento anual transparente e de fácil entendimento para os condôminos. 

8 – Sou síndica e essa é minha primeira gestão. O condomínio tem mais de 200 apartamentos e, portanto, a responsabilidade é grande. Que dicas podem me passar para eu ficar tranquila que estou agindo de forma correta? 

  • Contratar um profissional para assessorá-la, seja um síndico profissional ou um auditor experiente;
  • Realizar boas práticas de gestão, orçamentos, relatórios…;
  • Ter uma gestão transparente e ter uma comunicação aberta com todos os moradores;
  • Estabelecer um manual de controles internos;
  • Solicitar certidões negativas e comprovantes de pagamento de impostos e salários dos terceiros.

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